新聞動態

陕西省省福彩开奖时间:Blog detail

20May

如何成功舉辦一場規模大的會議?



MEETING


當你所在的公司要舉辦一場規模較大的會議,你知道要怎么做嗎?一場會議的成功舉辦,也能讓領導更加重視你,一起來學習下吧!





01.確定會議的大小預訂會場

100人以內規模至少提前2周、100-300人規模至少預留1個月、300-1000人規模至少預留2個月、1000人以上至少預留3個月。確認人數后,一定要提前聯系酒店預訂會場。




02、周密安排前期準備工作

1)、確定總負責人:負責總攬全局及協調工作。

2)、確定接待團隊:根據工作量分為若干工作小組或指派若干人員負責,明確工作分工,如接站、報到、住宿、用餐、用車、活動等。

3)、客人情況:人數、姓名、性別、職務、民族、抵離方式及時間、活動內容及要求等。

4)、活動準備:提前擬定活動形式、地點、主持人、邀請函、前往方式等。

5)、會議指南:一般應包括:歡迎辭、日程安排、住房安排、用餐安排、乘車安排、會務組聯系方式、服務指南。制作《會議指南》時,應注意避免出現格式、字體等明顯的錯誤,在印制前必須經相關工作負責人分別校對。

6)、用車安排:提前安排用車,準備、補充車上所需物品(濕巾、雨傘、礦泉水、藥品等),及時反饋行程,提前通知預留車位、安排專人引導。

7)、接站人員:根據實際情況安排一對一或者多對一接待,要提前明確接站接待人員的任務。重要嘉賓要安排相應級別的人員接站。

8)、入住安排:確定VIP客人和普通客人的房間安排和接待要求,一定要重視VIP客人,給到他們該有的尊重,提前準備水果鮮花,房間安排距離會場近,最好安排在開會的酒店,盡量要集中在同一樓層,會務組在客人入住時最好在酒店前臺設一個辦事點,能減少很多麻煩。

9)、會場布置:準備會議材料、桌花、桌牌、熱水、礦泉水、茶葉、紙杯、點心、水果、筆、本、電腦及多媒體設備、話筒、背板、橫幅等。其中準備水果時應本著方便實用的原則。

10)、用餐準備:提前了解客人用餐習慣,尤其是少數民族地區和外賓,確定菜單、酒水、準備餐簽,確定陪同人員。

11)、其他:財務準備,媒體記者、攝影、攝像、合影、錄音、禮儀小姐。




03、正式會議階段

會議開始前一定要提前到達會議現場,確認會場布置完畢和檢查會議過程中要用到的電子設備有無故障、茶歇的準備情況等。跟會期間,總負責人不能離場,要全程密切留意現場,防止突發狀況?;嵋榻崾筧粢玫交岢∮貌偷?,一定要安排好客人和銜接時間?;嵋楣討辛偈背魷治侍?,要及時與酒店會議負責人聯系解決。




04、會議結束后

認真做好總結歸檔,分析該次接待工作中的難點和重點,為下次會議接待做好準備。一場規模大人數多的會議如果沒能成功舉辦,所引發的后果及損失是不可估量的,所以一定要提前做好準備。




珠海度假村酒店

珠海度假村酒店擁有一個獨立成樓的綜合性星光會議中心和九個大型多功能宴會廳,30多個中小型宴會室;客房數量多、停車位充裕,康體娛樂設施配套齊全;   還擁有專業的會議服務、會場布置、餐飲服務團隊,為你成功舉辦會議保駕護航。


酒店專線:0756-3333838

地址:珠海市香洲區吉大石花東路9號